Les Power Apps sont un outil fourni par Microsoft, et qui est intégré à la Power Platform. Il existe 2 principaux types de Power Apps :
- Les Power Apps Model Driven sont prêtes à l’emploi, basées sur des modèles fournis par Microsoft. Elles permettent une certaine personnalisation, dans la limite du cadre défini par Microsoft.
- Les Power Apps Canvas sont construites « from scratch », et sont totalement personnalisables. Elles sont basées sur des composants, et sont orientées mobile avant tout.
Nous allons voir comment vous pouvez utiliser les Power Apps Model Driven et Canvas de Microsoft pour digitaliser, processer la collecte de données, et accroître votre productivité.
Pourquoi mettre en place des Power Apps ?
Pourquoi mettre en place des Power Apps ?
Les Power Apps présentent les avantages suivants :
- Elles peuvent être mises en place pour faire face au risque de Shadow IT, c’est-à-dire l’utilisation par les employés de logiciels sans l’accord du service informatique.
- Elles permettent une digitalisation et une harmonisation des process métier.
- Elles permettent d’éviter les demandes de petites solutions sur mesure auprès de l’IT.
Voici quelques exemples de Power Apps que vous pourriez mettre en place :
- RH – Gestion des contrats (suivi d’avancement des contrats, complétion, signatures, …).
- RH – Gestion du recrutement (candidats rencontrés, statut, process de recrutement, …).
- Logistique – Gestion des salles de réunion (plan de salle, disponibilités par rapport à Outlook, …).
- Logistique – Gestion des places en flex office (plan et disponibilités en fonction des réservations, …).
- Logistique – Gestion d’une salle de restaurant (gestion de salle, des commandes, des paiements, …).
- Et un nombre incalculable d’autres possibilités !
Comment déployer les Power Apps à l’échelle ?
Comment déployer les Power Apps à l’échelle ?
Une phase d’acculturation
Pour un passage à l’échelle, la DSI va laisser la main progressivement aux utilisateurs. En amont, une phase d’acculturation est nécessaire. Dans ce cadre, vous devez former et animer une communauté. Pour cela vous pouvez :
- Former une communauté sur les technologies de la Power Platform :
- Prévoir un cursus de formation pour aborder l’ensemble des technologies de la Power Platform.
- Aborder des cas d’usage concrets en formation, afin que l’utilisateur sorte de formation en sachant l’application dont il a besoin.
- Monter une communauté de Citizen Developers, qui sont des développeurs non-membres de la DSI, et qui conçoivent des applications nécessitant pas ou peu de code. Attention à bien sélectionner les Citizen Developers car ils doivent :
- Être moteurs de leurs projets.
- Avoir une sensibilité informatique.
- Avoir le sens de l’innovation.
Une phase d’accompagnement
- Une fois vos utilisateurs formés, vous devez les guider et les accompagner tout au long de la mise en place de la Power Apps, de la phase de réflexion jusqu’à la mise en œuvre.
- Au stade de la réflexion, il vous faut déterminer si le Citizen Developer est à même de prendre en charge la mise en œuvre de manière autonome, ou s’il a besoin d’assistance. Sur la base d’une matrice avec en abscisse la complexité du besoin et en ordonnée la complexité de réalisation, vous pouvez déterminer qui va développer l’application : la DSI, le Citizen Developer avec l’appui de la DSI, ou le Citizen Developer intégralement.
- Au moment de la mise en œuvre ou post mise en œuvre, vous devez animer et accompagner la communauté. En effet, les Citizen Developers doivent disposer d’un espace d’échange où ils peuvent poser des questions, échanger leurs astuces, leurs échecs, etc. et la DSI peut contribuer à animer cette communauté pour continuer de susciter l’intérêt. En complément, la DSI peut prévoir des temps d’échange à fréquence régulière pour répondre aux questions des Citizen Developers.
Une phase de suivi
- Les Citizen Developers vont généralement développer une première application test pour se roder et tester les fonctionnalités et limites de Power Apps.
- Pour monitorer l’utilisation de votre application, vous pouvez utiliser l’outil « Analytics » fourni par Microsoft. Celui-ci va générer automatiquement des rapports des statistiques d’utilisation et de performances de l’application, selon la plateforme, la version de l’application, et le pays de connexion.
- Vous devez suivre ces indicateurs pour détecter ces applications test et les nettoyer (en accord avec le propriétaire) pour ne pas perturber l’écosystème des applications.
Comment bien choisir votre Power Apps ?
Comment bien choisir votre Power Apps ?
Les apps Model Driven
Les applications Model Driven sont le moyen le plus simple de concevoir des applications métier. Leur simplicité permet de les confier à des Citizen Developers.
- Les Power Apps Model Driven sont préconfigurées par Microsoft en fonction du module choisi : Field Service, Sales, Customer Service, Customer Insights, Customer Voice…
- Elles sont configurables facilement pour apporter les personnalisations souhaitées :
- Elles sont basées sur des vues et des formulaires.
- Dans les vues, il est possible de personnaliser les colonnes affichées, ainsi que de filtrer et trier les données.
- Dans les formulaires, il est possible de configurer l’ordre d’affichage des champs, et de les regrouper par onglets et sections, de choisir les champs qui sont modifiables, et ceux qui sont en lecture seule.
- Vous pouvez utiliser les BPF (Business Process Flow) pour orienter le remplissage des champs selon les besoins métier. Les BPF indiquent différentes étapes dans un ordre défini, ainsi que les champs à remplir à chaque étape.
- Les règles métier et les JavaScript personnalisés permettent de pousser plus loin la personnalisation.
- Les Power Apps Model Driven reposent sur une base de données Dataverse.
- Elles sont principalement orientées pour un usage bureau, mais peuvent également être utilisées sur mobile.
Les Apps Canvas
Les applications Canvas proposent de personnaliser totalement votre utilisation des Power Apps. Elles sont à confier plutôt aux développeurs de la DSI, car leur mise en place est plus complexe.
1. Liste des écrans et composants de l’application
2. Ecran de conception
3. Propriétés du composant sélectionné
4. Modification des propriétés d’un composant par recherche
5. Editeur de code
6. Actions possibles sur l’écran
- Elles sont multiplateformes, bien que principalement orientées pour un usage mobile.
- Elles sont constituées d’écrans entièrement personnalisables, où vous pouvez placer les composants de votre choix, là où vous le souhaitez.
- Les composants sont des boutons, des galeries (des listes d’objets), des conteneurs…
- Vous pouvez par exemple définir un comportement personnalisé lors du clic sur un de ces composants.
- L’intégration de Dataverse est très simple, avec notamment les fonctionnalités de tri et de filtre des données.
- Il est possible d’intégrer facilement d’autres sources de données que Dataverse, telles que SharePoint, SQL, ou même Excel.
- Les composants peuvent être affichés, masqués, ou désactivés, selon des conditions de votre choix.
- Vous pouvez également mettre en place une disposition « responsive», c’est-à-dire avec des affichages différents, suivant la plateforme (ordinateur ou mobile), et la taille de l’écran. Pour configurer une disposition responsive, utilisez autant que possible les conteneurs, des positions et tailles relatives.
- Pensez à optimiser les performances et l’accessibilité de l’application, notamment avec l’outil proposé par Microsoft.
- Grâce à la flexibilité des Power Apps Canvas, les possibilités sont quasi-infinies. Si vous manquez d’inspiration, vous pouvez trouver de nombreux templates prêts à l’emploi sur le site de Power Apps. Vous pourrez ensuite personnaliser l’application selon vos envies.
Afin de mettre en place les Power Apps dans les meilleures conditions possibles, il est nécessaire de bien respecter les phases d’acculturation, d’accompagnement, et de suivi.
Concernant le choix de l’application, donnez la main à vos utilisateurs en privilégiant les Model Driven, et réservez les Canvas aux besoins plus spécifiques et plus complexes, que ce soit en termes d’ergonomie ou de fonctionnement.
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Dany PERENCHIO
Consultant Microsoft